¿En algún momento has sentido que el tiempo no te alcanza para hacer todas la tareas que tienes pendientes y cumplir las metas que tienes fijadas? Posiblemente esto se deba a que estás cometiendo algunos errores, pues el hecho de que tengas una baja productividad no significa que seas un mal trabajador o que no tengas habilidades para determinado puesto.

La clave para ser más productivo de ninguna manera es la misma para todo el mundo, y cada persona debe encontrar la manera más adecuada para lograrlo.

Para ello debes ser sincero contigo mismo, saber si rindes mejor a ciertas horas del día, qué necesitas para estar cómodo, qué tareas te gustan más, con cual procastinas, etcétera.

Si de verdad quieres ser más productivo, tienes que trabajar en determinados hábitos y valores: la disciplina, el ambiente, el control, la planificación y la organización.

Para hacértelo más fácil, desde Siquia te recomendamos poner en práctica algunos consejos que hemos agrupado en bloques referidos a:

• Gestión del tiempo
• Gestión de las reuniones
• Ambiente en el puesto de trabajo
• Control de las distracciones
• Eso que te genera bienestar y que muchas veces obvias

Priorizar. El trabajador moderno tiene mil cosas que hacer a la vez. Es imprescindible priorizar tareas y saber qué es lo importante y qué es lo urgente. De lo contrario, cada vez agregarás menos valor en tu puesto trabajo y eso no es nada bueno para seguir alcanzando logros en tu carrera profesional.

Di no. Intentar complacer a todos solo te provoca quebraderos de cabeza. A veces es mejor rechazar educadamente para centrarte en el trabajo más importante. Si lo haces bien, tus compañeros te entenderán y te respetarán por ello.

Listas de tareas. Las listas de tareas son fundamentales. Necesitamos registrar los temas pendientes en algún lugar y luego asegurarnos de que actuamos cuando finalmente tengamos un momento de calma. Pero ¡ojo! Nada de crear listas interminables. Márcate metas realistas que te ayudarán a seguir motivado. De lo contrario, te frustrarás y justo es lo que no necesitas.

Bloqueadores de sitios. Existen numerosos programas disponibles para bloquear el acceso a sus sitios web más distractores durante períodos de tiempo establecidos, para todos los sistemas operativos y navegadores. Instala y activa estos cuando trabajes.

Herramientas de productividad. Hay una gran cantidad de aplicaciones, herramientas y programas que pueden hacer tu vida más fácil y eficiente. Invierte un poco de tiempo para familiarizarte con unos pocos seleccionados cuidadosamente y disfruta de un aumento de la productividad.

Planea con anticipación. Al comienzo de cada semana, resuelve las tareas no negociables (reuniones, fechas límite, etc.) y luego programa las tareas restantes. Al crear una agenda programada de tus actividades,  tendrás más probabilidades de cumplir con cada tarea y será menos probable que procrastines.

Escríbelo.  Toma nota de las cosas importantes, hazlas memorable y destácalas de alguna manera para que cuando vuelvas a tus notas quede claro lo que todavía tienes que hacer. Esto podría ser en algún software de administración de tareas, un documento de Google, Word, Bloc de notas o un bloc de notas de papel real. Lo importante es que tienes un registro escrito en alguna parte y que sea siempre el mismo soporte.

Romper las tareas. Comienza escribiendo lo primero que debes hacer, aunque sea básico. Es mucho más probable que comiences una tarea, cuando veas los pasos pequeños y manejables necesarios para completarla.

Sé fiel a ti mismo. Conoce tus momentos del día más y menos productivos, y programa en consecuencia. Conoce tus distracciones más grandes y controla en consecuencia.

Lote de tareas similares. Agrupa tareas similares, de modo que tu cerebro se centre más fácilmente en algo específico.

Efectivo por encima de eficiente. Antes de ser eficiente, primero prioriza la efectividad. La eficiencia te permite hacer algo rápido y bien, pero la eficacia determina qué debes hacer en primer lugar y cómo lo haces de bien.

Delegado. Solo haz el trabajo que puedas y delega el resto siempre que sea posible. Intenta subcontratar a otros que tengan las habilidades relevantes y puedan hacerlo más rápido y mejor que tú.

Ignora las noticias. Los medios de comunicación ganan dinero en gran medida gracias a la negatividad. Ahorra el tiempo que gastarías en consumir los periódicos para ser más productivo.

Cambia el escenario. Estar desplomado sobre un teclado con la misma iluminación artificial durante horas, día tras día, dañará tu productividad más que ayudarte. Si puedes, sal a disfrutar de un descanso refrescante en la naturaleza.

Ser positivo. Existe un vínculo directo entre el autocontrol y la positividad. Cuanto más positivo sea tu estado de ánimo, más fácil será ejercer el autocontrol y centrarte en las tareas que debes completar. Haz lo que necesitas hacer para mantenerte positivo.

Flujo. Entrar en un estado de «flujo» significa estar completamente absorto en una actividad: enfocada, en control y creativa. Las distracciones son anatema. Tener rituales específicos antes de comenzar a trabajar puede ayudar, además de asegurarse de que está involucrado en el trabajo, y de que la tarea es lo suficientemente desafiante.

Reconoce tu éxito. Si bien es importante seguir mirando hacia adelante y dirigirse hacia tus objetivos, es igualmente importante tomarse un momento y reconocer las cosas que ya has logrado. ¡Date una pequeña palmadita en la espalda!

Ayudar a otros en reuniones. Es fácil que las reuniones sean secuestradas por las personalidades más grandes y ruidosas de la sala. Haz tu parte para alentar a todos. Los participantes pueden contribuir a la conversación y es posible que encuentren oro que ayudará a todos.

Ser puntual. Llega a tiempo. Según un estudio reciente, una reunión que comienza cinco minutos tarde será un ocho por ciento menos productiva. Sé claro en la cantidad de tiempo que necesitas para viajar a tu reunión y también sé conservador en tus cálculos: permítete 15 minutos adicionales para demoras varias.

Encuentra tiempo para ti mismo. Tómate un tiempo para ti mismo, incluso para el tiempo de inactividad sin hacer nada, es esencial para generar ideas.

48. Ser realista. El perfeccionismo es enemigo de la productividad. Establecer metas que sean realistas te dará más incentivos para lograrlas y te permitirá disfrutar del éxito de completarlas.

Gestión del tiempo: técnicas para ser más productivo

Regla del 80-20. También conocida como el Principio de Pareto, establece que en todas las industrias, actividades y contextos, el 80% de los resultados provienen del 20% de las causas. Cuando se trata de tu trabajo, apunta el 20% de las tareas y acciones que te permitirán obtener el 80% de tus resultados, y habrás incrementado tu eficacia con menos esfuerzo, minimizando el tiempo perdido en actividades de bajo rendimiento.

Regla de los 2 minutos. Si una tarea se puede realizar en menos de 2 minutos, no la escribas ni la coloques en un sistema… simplemente hazla. Por supuesto, si tienes un trabajo más importante y más urgente en ese mismo momento, priorízalo.

Comienza antes. Levantarse temprano significa que, literalmente, obtendrás una ventaja en el día respecto a casi todos los demás. Además, seguro que es el momento de calma y silencio en el que más concentrado estás y mejor trabajas. Suele ocurrir.

Tu hora de máxima actividad biológica. La mayoría de personas estamos más alertas y productivos en las primeras horas de vigilia. Aprovecha esto y programa tu trabajo más importante para estos momentos, cuando estás dando lo mejor de ti.

Acaba de empezar. ¡No te sientes a esperar que te sucedan grandes cosas! El secreto para comenzar es asegurarte de que hayas dividido tus tareas grandes y abrumadoras en partes pequeñas y manejables y luego comenzar a trabajar en la primera.

Romper malos hábitos. La gran mayoría de las cosas que nos impiden ser productivos son solo el resultado de malos hábitos. Haz el esfuerzo de romper tus malos hábitos y obtendrás los beneficios a largo plazo, con una mayor productividad y una mejor calidad de vida en general.

Sistematizar. Para un trabajo más rápido y sin errores, configura un sistema para que no falle. Cualquier cosa que quite el esfuerzo y la toma de decisiones de las pequeñas tareas diarias se verá recompensada con el tiempo.

Aprovecha el tiempo muerto en desplazamientos. En lugar de mirar tristemente a alguien en el tren abarrotado, aprovecha para aprender, leer, trabajar, meditar. Si tiene un viaje de media hora, es una hora todos los días que puede gastar en cualquiera de los anteriores.

No hacer listas de tareas pendientes. Las listas de tareas pendientes pueden hacernos sentir que estamos haciendo algo útil cuando es poco más que la dilación disfrazada de productividad. En su lugar, programe las tareas que deben realizarse, será más realista sobre el tiempo que tomará cada elemento y le dará una estructura para completarlas.

«9 Reglas de correo electrónico» de Eric Schmidt. Eric Schmidt, desarrollador de software y potencia empresarial, creó 9 reglas para el correo electrónico. Aquí están sus 5 principales: ver si alguno de estos te hace más eficiente con tu bandeja de entrada:1. Responde rápidamente.2. Al escribir un correo electrónico, cada palabra importa, y la prosa inútil no. Sea crujiente en su entrega.3. Limpie su bandeja de entrada constantemente.4. Manejar el correo electrónico en orden LIFO (último en entrar, primero en salir).5. Pregúntese: «¿Qué debería haber reenviado, pero no lo hice?»… ¡Tal vez puedas encontrar el resto por ti mismo!

Haz que el trabajo sea divertido otra vez. Inyectar diversión le ayudará a mantenerse productivo a lo largo del tiempo. Se trata de cómo encuadra las actividades en su mente. Defina desafíos o incluso invente narraciones para divertirse o configurar un poco de competencia amistosa con tus colegas para mantener a todos más motivados.

Relojes de alarma de la vieja escuela. Lo último que desea hacer tan pronto como se despierte es comenzar a desplazarse de forma ociosa a través de su teléfono inteligente. Intente usar un reloj de alarma de la vieja escuela que haga solo una cosa: despertarlo.

Reuniones: claves para gestionarlas mejor sin que agoten tu tiempo y tu energía

Menos reuniones. No se puede negar que las reuniones, aunque son necesarias, minan la productividad. Minimiza esto simplemente teniendo menos. Liberarás tiempo en tu calendario y forzarás que las reuniones que sí mantengas sean más eficientes.

Reuniones más cortas. Variar la duración de la reunión según la agenda (y, por supuesto, ¡a veces 60 minutos serán correctos!) O aplicar universalmente un tiempo más corto, por ejemplo. 30 o 45 minutos. Esto obliga a todos a aprovechar al máximo el tiempo que tienes.

Seguimiento después de las reuniones. Después de una reunión, es esencial tener una lista de las acciones que se asignan a personas específicas con plazos establecidos para garantizar que las cosas avancen. Vale la pena tener a alguien responsable que haga seguimiento de estas tareas y realizarlas.

Dispositivos en reuniones. Todos sabemos lo que nos distraen son nuestros dispositivos electrónicos. Evita esto imponiendo una prohibición en todos los móviles y aparatos no necesarios durante las reuniones. De la misma forma, bloquea apps que no sean de negocio y distraigan a tus equipos de trabajo y empleados.

Encuentro de roles. Para asegurarte de que tus reuniones sean productivas y no soporíficas, asigna roles específicos a los participantes. La participación activa mantendrá a los asistentes comprometidos y garantizará el máximo rendimiento del grupo.

Objetivos a corto y largo plazo. Establecer metas compartidas es una manera segura de que todos estén alineados y trabajen juntos. Al hacerlo, establezca objetivos a largo plazo (útiles para brindar a todos una visión de trabajo) y corto plazo (lo ayudarán a mantenerse motivado y sostenido en el camino).

Escucha activamente. Podemos dar por sentado que escuchamos y nos escuchan en el transcurso de una conversación, pero se sorprenderá de lo poco que retenemos. La escucha activa garantiza que usted esté totalmente concentrado en el orador. No solo mejorará su productividad, también mejorará sus relaciones.

Metas: logra objetivos creando metas estructuradas y alcanzables

Establecer metas claras. Asegúrate de que tus objetivos sean lo más claros posible y considera por qué quieres lograrlos, así como ten claro cómo vas a lograrlos. Finalmente, pregúntate cuáles son las consecuencias por no cumplir con tus metas. Escribe estos y repásalos de vez en cuando.

Centrarte en los resultados. Piensa en el objetivo final de lo que estás tratando de lograr, en lugar de en el «cómo» y todas las tareas a lo largo del camino. De esa manera, obtendrás claridad sobre lo que realmente estás trabajando.

Hacer un compromiso público. Decirle a alguien más sobre una tarea hace que sea más probable que lo haga. Una vez hecho público, una mezcla de orgullo, vergüenza y sentido de responsabilidad te mantendrá en el buen camino para cumplir un compromiso.

Un pequeño cambio. La incorporación de cambios pequeños e incrementales a tus hábitos te brinda una probabilidad de mayor éxito que un cambio repentino e inmenso que afecta a tu sistema y es más probable que te desmotive antes. Con el tiempo, estos cambios pequeños e indoloros, se acumularán y será más fácil aumentar la carga con el tiempo.

Ama tu trabajo. Eres más feliz, más productivo y más eficiente cuando haces algo que AMAS. Usa tu iniciativa para encontrar eso de tu trabajo que disfrutas haciendo y házselo saber a tus compañeros, también a tus superiores.

Mostrar compasión. Cuando te sientes impotente… ayuda a alguien. Al hacerlo, no solo estás haciendo del mundo un lugar mejor, sino que te estás potenciando y reforzando tu autoestima.

10.000 horas. Se necesitan 10.000 horas de práctica para dominar cualquier habilidad. Seguir este principio debería permitirle eliminar actividades a las que no está dispuesto a dedicarle tanto tiempo. Si no es así, suéltelo y continúe con sus principales prioridades.

Visualiza el éxito. Tener una visión clara, convincente e inspiradora de su objetivo lo impulsará a trabajar más arduamente y lo ayudará a imaginar los pasos necesarios para llegar allí.

Recompénsate. Para que esto funcione, debe asegurarse de que se recompense solo DESPUÉS DE haber completado su tarea, NO antes. Vale la pena llevar un registro de sus tareas completadas, que a menudo pueden ser suficientemente recompensas en sí mismas. Esto le permite ver el progreso que ha logrado, manteniendo el impulso.

Rituales. La mayoría de los que tienen un alto rendimiento tienen rituales, y hay una buena razón: los rituales te ayudan a entrar en un estado de flujo, en el que puedes producir tu mejor trabajo.

Cinco goles. Warren Buffett quiere que elimines todas tus metas, excepto las 5 mejores. Eso es todo. Este ejercicio te obliga a tener claro qué es lo que realmente importa y dirigir todas tus energías hacia esas cosas. Suena aterrador, pero también es extrañamente liberador.

Toma el control cuando puedas. Es importante tener control donde se pueda, pues el caos y los sentimientos fuera de control no son propicios para un trabajo productivo. También es vital aceptar cuando las cosas no están bajo su control y concentrarse en las cosas que están.

Distracciones: las claves para evitar que se coman tu tiempo de trabajo y te resten tu eficiencia

Una sola tarea. Haz una cosa a la vez. Ten claro qué tarea única debes realizar para volver a ella tan pronto como sea posible después de la distracción.

Control de redes sociales. Toma el control, no dejes que las redes sociales ocupen horas de tu agenda. Al reservar un tiempo para revisarlas, limitas su impacto en su día. También puedes instalarte una app de control de acceso a las mismas para que se cierren una vez te has excedido de las horas que estableciste.

Elegir cuándo revisar el correo electrónico. Programa horarios establecidos para revisar correos electrónicos, y asigna otros tiempos para producir su mejor trabajo. El email está considerado uno de los grandes ladrones de tiempo, en el que pasamos horas leyendo incluso sin llegar a responder porque no lo podemos resolver de manera inmediata.

Centrarse en el presente. Anclarse en el pasado nunca hizo a nadie más productivo. Enfocarse en el presente también puede ayudar con la ansiedad, ya que eso es esencialmente un temor a un resultado futuro negativo.

Controla tus dispositivos. No dejes que las notificaciones te interrumpan de forma constante. Pon el móvil en silencio y administra el ordenador para que solo salte lo que de verdad puede ser relevante. El resto, pssssssssssss. Si te resulta muy complicado, mete el móvil en un cajón o ponlo a cargar lejos de tu mano.

Desactiva alertas. Silencia las alertas, entra en modo avión. Se trata de reclamar el control de dónde va tu atención, y se aplica al correo electrónico, a Whatsapp, a Slack, a Skype, Zoom, a los servicios de mensajería interna, todo.

Correo de voz. No se sienta obligado a responder las llamadas telefónicas si está involucrado en una tarea importante. Deja que el correo de voz sea tu amigo.

Ambiente: cómo el entorno y el clima de trabajo ayudan a trabajar mejor

Organiza tu espacio de trabajo. Mantener un espacio de trabajo ordenado te hará más eficiente y estar más tranquilo. Una política de escritorio limpio autoimpuesta es un buen punto para comenzar.

Ergonomía. Trabajar con incomodidad durante horas tendrá un efecto en su salud, nivel de comodidad física y capacidad para trabajar bien. Hay todo tipo de innovaciones en los espacios de trabajo, incluidos escritorios de pie y equipos más ergonómicos. Se debe invertir en algunos de ellos, por el bien de todos.

Ser flexible. Ser «ágil» es un rasgo deseado para cualquier negocio, ¿por qué no tratar de ser ágil? El popular marco ágil de SCRUM establece una serie de tareas al servicio de un objetivo más amplio, que se completan en sprints de aproximadamente una semana. Intenta aplicar eso a tu propio trabajo.

Trabajar desde casa. Trabajar desde casa puede aumentar significativamente la productividad de algunas personas. Hay muchas razones por las que esto puede darse, pero es probable que tenga que ver con el efecto refrescante de tener un cambio de escenario de vez en cuando.

Luz natural. Los beneficios para la salud de la exposición al sol incluyen la vitamina D, mejor humor y mejor sueño. Todo esto te ayudará a mantenerte en tu mejor momento. Si puede, intente trabajar desde una ventana, donde estará expuesto a la luz natural.

Beber agua. Hidrata tu cuerpo y alimenta tu mente. Tan simple, pero algo que muchos de nosotros no hacemos. Estar bien hidratado promueve un mejor enfoque, niveles de energía y sueño.

Tomar café responsablemente. La cafeína es un poderoso estimulante que, cuando se emplea adecuadamente, aumenta nuestros niveles de energía y productividad.

Dieta. Comer alimentos que liberan energía lentamente con el tiempo es mejor para tu salud y productividad. Evita los alimentos procesados, apuesta por las harinas integrales y que todas tus comidas incluyan verdura y proteína.

Sonido y música. Se ha podido demostrar que las personas que escuchan música por lo general terminan sus labores más rápido y son mejores generando buenas ideas. Sin embargo, hay estilos que interfieren con el procesamiento de la información y la lectura. Ten cuidado con tu elección.

¡Muévete! Estar parado mucho tiempo en una misma posición entumece y provoca molestias. Favorece que la sangre fluya, te sentirás más despierto y activo así que planifica descansos aproximadamente cada 50 minutos, para ir al baño, a por agua, hacer alguna tarea pendiente, que te dé un poco el aire, etecétera.

Bienestar: la salud como componente relevante en el puesto de trabajo

Respira. Si sientes que tu mente vibra con demasiadas cosas y está fuera de control… céntrate en tu respiración e intenta frenar un poco tu respiración. Mejor aún, encuentra 10-15 minutos al día para meditar, esta nos ayuda a obtener un mejor control de nuestros meandros mentales y nos lleva a pensamientos más felices, más útiles y más productivos.

Dormir. La falta de sueño aumenta las hormonas del estrés y destruye tu capacidad para concentrarte, controlar los impulsos, regular emocionalmente, retener información y básicamente todo lo importante para la productividad y funcionar como un ser humano en general. Haz un favor a tu salud, así como a tu trabajo, y duerme bien todas las noches.

El trabajo… solo en horas de trabajo. Cuando estás fuera del trabajo, durante las noches y los fines de semana, haz el esfuerzo de desconectar por completo y de prestar atención a tu familia, a tus seres queridos y al tiempo libre. Esta es la única forma de garantizar que volverás a trabajar con todas sus tareas y listo para asumir cualquier cosa.

Encuentra las horas perdidas. Parados en filas, viajando de un lugar a otro, sentados en una sala de espera…todos estos espacios de tiempo se acumulan. Utilícelos para hacer cosas pequeñas, ya sea escuchar un podcast interesante, leer un libro o hacer una lluvia de ideas sobre nuevas ideas.

Registra todas tus ideas (Administración): Mantenga un registro de todas sus ideas en un lugar donde pueda regresar y encontrarlas y agregarlas fácilmente, ya sea un cuaderno dedicado o un archivo en su computadora. Con el tiempo, esto puede convertirse en una fuente inspiradora de innovación. Como mínimo, será una colección fascinante para mirar hacia atrás.

Tomar descansos cortos. La planificación de descansos regulares y breves en el tiempo de trabajo aumenta el enfoque y la productividad.

Cerrar bucles abiertos en tu cabeza. Los bucles abiertos son tareas que deben realizarse pero que no tienen una fecha límite, un plan o una decisión en su lugar. Pueden ser profesionales o personales, son problemas sin resolver, abiertos que agotan su energía, causan ansiedad y, disminuyen su productividad. Cierre estos bucles abiertos anotándolos todos y poniendo un plan en su lugar.

Gestión de las distracciones

Cero bandeja de entrada: «Cero» no se refiere a la cantidad de correos electrónicos en tu bandeja de entrada, sino a la cantidad de tiempo que tienes en tu bandeja de entrada. Elija una de las cinco acciones para cada correo electrónico: eliminar, delegar, responder, diferir y hacer. No deje su bandeja de entrada abierta y solo revise el correo electrónico a ciertas horas del día.  

Plantillas. Acelera tu correo electrónico saliente utilizando plantillas si con frecuencia envías correos electrónicos que tienen una estructura similar.

Lista de espera. La lista de espera es para aquellas tareas que son importantes para usted pero que otra persona debe hacer. Mantenga un registro de dichas tareas tan pronto como las haya delegado, o si alguien se ha ofrecido para hacerlo.

​​No vuelvas a leer los correos electrónicos. La incorporación de una estricta política de lectura de «una sola vez» en tus correos electrónicos te garantizará que leas con mayor cuidado y atención, y retendrás la información mejor que si la lees y luego la olvidas.  

Despriorizar lo no esencial. Suena bastante obvio, pero los correos electrónicos no esenciales deben desplegar la lista de prioridades, si no se eliminan por completo.

Responder por… No todos los correos electrónicos son iguales, y muchos no requieren una respuesta inmediata. Intente crear una carpeta para correos electrónicos y asigne esos correos electrónicos por día para que los responda. De esa manera, te liberas de la carga de sentir que necesitas responder de inmediato, pero también te has fijado un plazo para responder.

Gestor de contraseñas (Administración): Intente usar un administrador de contraseñas como Dashlane, que generará contraseñas seguras para usted y le permitirá acceder a todas sus cuentas de forma rápida, fácil y segura, sin complicaciones.

Horario de «estrés» (Gestión del tiempo): Si bien se espera algo de estrés en el trabajo de vez en cuando, cantidades excesivas interferirán con su rendimiento y tendrán un impacto negativo en la salud física y emocional. Programe una cantidad exacta de tiempo cada semana y trátela como una cita que no puede cancelar. Cuando lo escriba y lo planifique, es menos probable que lo omita.