Hace no mucho tiempo existió una época en la que las reuniones no eran el pan de cada día de las empresas. Eran un suceso rutinario, sí, pero ocurría solo de cuando en cuando, aproximadamente una vez por semana. Servían para ponerse al día, para concentrar los esfuerzos de los equipos y para compartir perspectivas que, de otra forma, se hubiesen perdido entre montones de trabajo.

Antaño, las reuniones marcaban el camino a seguir durante el resto de la semana.

Entonces llegó el coronavirus y el mundo que conocíamos desapareció en un abrir y cerrar de ojos. Las empresas bajaron las persianas, los empleados se quedaron en sus casas y, entre todos, sacamos adelante el país desde casa.

El sector del trabajo se transformó. Algunos no tuvieron más remedio que parar. Otros encendieron sus ordenadores y convirtieron sus dormitorios, sus salones o sus cocinas en oficinas improvisadas. Y, en la distancia, las reuniones se convirtieron en la única manera de controlar el desempeño de los trabajadores confinados en sus casas.

Mucho ha llovido desde entonces. Aunque el coronavirus sigue siendo una realidad desalentadora, la nueva normalidad está a la orden del día y el teletrabajo sobrevive a duras penas, en unas pocas empresas que han decidido ser especialmente flexibles con sus empleados.

A día de hoy, las reuniones ya no son el único método para controlar los niveles de productividad de los empleados. Sin embargo, se han convertido en un habitual en las empresas y numerosos trabajadores se enfrentan diariamente a varias reuniones virtuales.

¿Pero resulta realmente tan positiva la proliferación de las reuniones virtuales? Los investigadores del Instituto Tecnológico de Massachusetts creen que no.

La sorprendente relación entre las reuniones y la productividad

Debido a los cambios introducidos en el entorno empresarial desde el comienzo de la pandemia, Ben Laker, Vijay Pereira, Pawan Budhwar y Ashish Malik decidieron investigar cuál era el número óptimo de reuniones semanales para alcanzar los máximos niveles de productividad.

El estudio resultante, titulado «El sorprendente impacto de los días sin reuniones«, ya afirma en su introducción que a día de hoy los trabajadores pasan más del 85% de su jornada de trabajo atendiendo a reuniones.

No obstante, algunas compañías punteras en todo lo referente a la innovación, han comenzado a implantar «días sin reuniones». Es decir, jornadas en las que los trabajadores trabajan a su propio ritmo y colaboran entre ellos por voluntad propia y no por obligación.

Para comprobar si estos «días sin reuniones» proporcionaban alguna ventaja a los equipos, los investigadores realizaron encuestas en 76 empresas. Estas compañías tenían más de mil empleados y se dividían en cinco grupos en función de sus días libres de reuniones:

• Un día a la semana.
• Dos días a la semana.
• Tres días a la semana.
• Cuatro días a la semana.
• Cinco días a la semana.

¿Qué dicen los resultados del estudio?

Todas las empresas estudiadas afirmaron haber experimentado efectos positivos, independientemente de lo mucho que habían prescindido de reunirse sus empleados. En general detectaron:

• Un aumento de la autonomía.
• Una mejora de la comunicación.
• Más cooperación.
• Más confianza.
• Un notable aumento de la productividad.
• Mayor satisfacción.
• Menos micromanagement. Es decir, menos control constante sobre los miembros dele quipo.
• Una reducción de los niveles de estrés.

El estudio demostró que los mayores beneficios los obtuvieron aquellas empresas que instauraron entre tres y cuatro días libres. Los investigadores descubrieron que la gente se sentía menos controlada y, por lo tanto, mucho más valorada. De esta manera, aumentaban los sentimientos positivos hacia la compañía y, con ellos, las ganas de trabajar más.

Y, aunque parezca contradictorio, los investigadores llegaron a la conclusión de que la comunicación había mejorado notablemente. En las oficinas rara vez se oían comentarios como «me daba la impresión de que…» o «pensaba que me habías dicho…». En su lugar, los trabajadores eliminaban sus dudas consultando mensajes por escrito.

Como consecuencia, los niveles de estrés decayeron notablemente. Los trabajadores no dudan en afirmar que disfrutan de un mayor bienestar tanto a nivel psicológico como físico.

Si sientes que los nuevos modelos de trabajo o el ambiente de tu empresa lastran tu bienestar psicológico, contar con la ayuda de un psicólogo online puede ayudarte. Es la mejor opción para aquellas personas que tienen poco tiempo, pues puedes acudir a consulta desde la comodidad de tu hogar.

¿Tienes una reunión? Estas son sus ventajas y sus desventajas

Cabría pensar, al ver estos resultados, que eliminar por completo las reuniones resultaría en el mayor número de beneficios. Sin embargo, los autores del estudio consideran que, de esta manera, se eliminarían también los beneficios de las mismas:

• Son una oportunidad para socializar.
• Permiten a los responsables entender lo que funciona y lo que no.
• Son necesarios para estructurar el horario semanal.

Por contra, un exceso de reuniones puede tener las siguientes desventajas, según un artículo realizado por Calendar:

• Reducen la productividad, pues impiden que los trabajadores se centren en sus tareas.
• Aumentan el riesgo de desperdiciar el tiempo, dado que a menudo hay que esperar a uno o más participantes.
• Generan aburrimiento.
• Según un estudio de Fuze, pueden llegar a tener un coste anual de más de 37.000 millones de dólares para las empresas.
• Aumentan los niveles de estrés de los involucrados, que se ven obligados a hablar en público o a interactuar con sus superiores.
• Aumentan el sedentarismo.

Las claves que debes seguir para implementar días sin reuniones

Si estás al mando de un equipo quizás estés empezándote a plantear el implementar días sin reuniones.

No cabe duda de que es una buena idea, que puede mejorar el ambiente en la oficina y aumentar tu bienestar y el de tus trabajadores. Pero tal vez no sabes por dónde empezar. Por eso, los investigadores del Instituto Tecnológico de Massachusetts han seleccionado una serie de claves que pueden ayudarte a dar este importante paso:

• Comunícate con tu equipo

Los responsables del estudio afirman que «el primer paso es solicitar una retroalimentación«.

Informa a tus empleados de que estás planteándote adoptar esta práctica y explícales los beneficios. Quizás algunos de los trabajadores quieran echar el cambio atrás. En lugar de presionarles, ofréceles datos objetivos sobre las ventajas de probar a eliminar las reuniones.

• Fomenta la informalidad

Como ya hemos explicado, uno de los principales beneficios de las reuniones es mantener el contacto con los demás. Sin embargo, los autores de la investigación no dudan en aclarar que «las reuniones no son la manera más natural que tenemos de interactuar con los demás».

Si vas a reducir el tiempo de contacto «oficial» que tus empleados tienen para hablar entre ellos, entonces es hora de fomentar las conversaciones naturales. Permíteles hablar de la prensa rosa, de deportes, compartir memes y emoticonos y comentar sus vacaciones.

Si sienten que pueden ser ellos mismos, se sentirán más aceptados en la empresa.

• Asegúrate de que hay reglas claras para las reuniones

Si quieres evitar volver a caer en viejos patrones, entonces debes asegurarte de que todas las reuniones cuentan con una agenda clara y con un resultado esperado.

Si has notado un aumento en tus niveles de estrés provocado por las reuniones, o por tu entorno de trabajo en general, nosotros podemos ayudarte.

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