El check list que te ayudará mantener reuniones de trabajo productivas

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La productividad de una empresa es la parte más esencial, ya que dice mucho de un empleado la capacidad que posee para aprovechar al máximo su tiempo y así alcanzar todos los objetivos propuestos.

Para ello, son esenciales las reuniones, pero no en exceso. Es decir, es necesario llevarlas a cabo, pero hay que evitar que sean caóticas y que no resulten una pérdida de tiempo para el equipo.

Para evitar ese exceso y la frustración laboral, es recomendable tener en cuenta una serie de tips que se ofrecen a continuación. ¿Quieres que las reuniones resulten productivas? En este post se ofrecen una serie de consejos para optimizar al máximo estos encuentros.

Consejos previos para mantener reuniones de trabajo productivas

Definir los objetivos y el tema con antelación

Es de vital importancia saber dónde se quiere llegar en este encuentro para no perder el tiempo. Para ello, es recomendable fijar dos o tres objetivos máximos y que todos los asistentes los conozcan. De esta manera, se evitarán pérdidas de tiempo profundizando en cuestiones innecesarias. El tema no se desviará y la reunión irá sobre ruedas.

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Planifica e informa con antelación

Una vez que se tenga claro que la reunión es imprescindible, se recomienda informar a todos los asistentes por individual. Es decir, informarles del día y fecha del encuentro, las cuestiones y objetivos a tratar.  De esta forma, los empleados tendrán claro a qué van y podrán preparas cuestiones que sean de interés.

Cabe destacar que es innecesario convocar a toda la plantilla, con que vayan las personas necesarias es suficiente. Parece una cuestión obvia, pero a veces se pasa por alto.

Elige un espacio apropiado

Para que las reuniones sean prácticas, es importante elegir un espacio que sea apropiado. Por ello, es recomendable tener una sala de reuniones que cuente con las herramientas necesarias para que se desarrolle con buen fin.

Cabe destacar que, en la actualidad, debido a la situación anómala que nos ha tocado vivir, muchas reuniones se están llevando a cabo a través de videoconferencias. En este contexto, plataformas como Teamspermiten conectar a los usuarios y su participación, compartir contenido…

En muchas ocasiones, en estas reuniones es típico escuchar “¿se me oye?”, “no me funciona el micrófono” o “no te veo”. Para evitar todos estos inconvenientes y las pérdidas de tiempo, es aconsejable:

Facilitar previamente los recursos técnicos necesarios (enlaces, micrófono, auriculares, cámara…)
Comprobar con antelación que todo funciona correctamente
Hacer sesiones de prueba
Invitar a los participantes que accedan con antelación por si el encuentro se alarga 5 o 10 minutos (es habitual)

Por otro lado, si la reunión se practica mediante videoconferencia es esencial cuidar el entorno. Para ello, hay que situarse en un lugar que tenga buena iluminación y que no haya mucho ruido, que sea tranquilo y silencioso. Además, debemos mantener una buena postura y cuidar los modales.

Cuidar la imagen

Cuidar nuestro aspecto es uno de los puntos más valorados a la hora de acudir a una reunión, ya sea presencial o telemáticamente. Causar una buena impresión es un punto a nuestro favor. Por esta razón, es importante elegir una buena vestimenta.

El moderador, figura esencial

Respetar los turnos de palabra es algo que a veces no se respeta. Por ello, es esencial asignar y controlar tiempos para cada asistente. De esta forma, escucharás todo tipo de opiniones, ideas y sugerencias. También evitarás intervenciones de unos por encima de otros.

En este contexto, la plataforma Teams te permite silenciar a todos los participantes. De este modo, podrás darles la palabra cuando llegue su turno. Además, existe la opción de levantar la mano cuando se quiera intervenir.

Disfrutar de esta figura te permitirá ceñirte a los tiempos y turnos estipulados. Evitarás dedicar más tiempo del necesario a ciertas cuestiones y comprobará que se tratan todos los puntos.

La puntualidad importa

La clave de la productividad es la puntualidad. Entregar las cosas a tiempo es lo que da buenos resultados, pues con las reuniones pasa lo mismo. Empezar y finalizar a las horas planificadas evitará modificaciones en los horarios. De esta forma, el equipo podrá continuar con las tareas asignadas cuando le corresponde, sin necesidad de tener que adaptarse a cambios.

Es recomendable exigir puntualidad para entrar dentro del tiempo acordado.

Resuelve dudas

Antes de finalizar la reunión, es conveniente destinar 5 o 10 minutos para resolver todo tipo de dudas y sintetizar el contenido valioso del encuentro, es decir, dar un repaso a todos los puntos que se tienen que llevar a cabo para que nada caiga en el olvido.

Conclusiones: resúmelas y envíaselas a todos los participantes

Para tener la seguridad de que a todo el mundo le han quedado claras todas las cuestiones, es muy importante hacer una ronda de conclusiones siempre. De esta forma, tendremos la certeza de que la reunión ha sido productiva. Para ello, es recomendable hablar de plazos, tareas, personas asignadas a cada actividad… Lo ideal sería hacerlo en un resumen.

Seguimiento a posteriori

Este es, precisamente, el punto más importante de cualquier reunión. Aunque en las conclusiones se haya elaborado un resumen de todos los puntos tratados, es probable que alguien tenga alguna confusión o alguna idea poco clara. Por ello, hacer un seguimiento después de la reunión laboral no está demás. Por ejemplo, puedes recoger toda la información en un mismo documento y enviárselo a los asistentes por individual, se sentirán valorados. Ha de ser completo, que se recopile todas las cuestiones, opiniones, sugerencias, propuestas… De esta forma, evitarás confusiones o que los empleados caigan en errores innecesarios.

En este contexto, es una buena forma de hacer efectiva la reunión, ya que nadie caerá en el olvido por falta de información.

Si pones en práctica estos consejos conseguirás que tus reuniones sean más productivas y exitosas, ya que aprovecharás al máximo el tiempo destinado. Por ello, es necesario que lleves a cabo un cambio de chip y aproveches al máximo todas las recomendaciones que te ofrecemos. Y tú, ¿estás preparado para planificar tu próxima reunión?

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