Buscar trabajo suele ser un proceso largo y laborioso. La búsqueda, tediosa y repetitiva, acaba convirtiéndose en algo agotador y muchas veces, tras los candidatos de las entrevistas de trabajo, hay personas increíblemente desanimadas. Por eso nunca está de más dar una cálida bienvenida a las nuevas incorporaciones de tu empresa. Piensa que se lo tienen bien merecido. Pero si no sabes cómo hacerlo, no te preocupes, pues contar con un plan de bienvenida puede ayudarte.
¿Qué es un plan de bienvenida o Welcome Pack?
En el mundo laboral el concepto «plan de bienvenida» se usa para designar al documento con el que se recibe a las nuevas incorporaciones.
Puede que quizás nunca hayas oído hablar de ello, pero entregar esta bienvenida en forma de texto a los empleados es algo muy común en las grandes empresas.
De hecho, recibir a los nuevos compañeros por todo lo alto es algo en lo que tiene mucha experiencia Google. Al buscador más importante de la web los planes de bienvenida se le han quedado pequeño y, en sus instalaciones, se recibe a los nuevos con una fiesta.
Por si fuera poco les asignan, además, un acompañante que resuelve sus dudas y un curso donde pueden aprender todo lo que necesitan saber sobre la empresa.
Piensa que es una manera relativamente sencilla de lograr que las incorporaciones encuentren su lugar dentro de los complejos engranajes del lugar de trabajo. Ese proceso de familiarizarse con el entorno podría llevar a una persona semanas e incluso meses, en función de su personalidad y sus habilidades sociales.
Pero, haciendo uso de un documento de este tipo, bastan unas pocas páginas para hacer sentir a quienes entran por las puertas de tu empresa un poco más acogido.
Si todavía no te has convencido de su utilidad, haz un esfuerzo y trata de recordar cómo fue tu primer día de trabajo. Piensa ¿Cuánto sabías sobre la empresa? ¿Tenías claras tus funciones? ¿Te costó entablar conversación con tus superiores? ¿Y con tus compañeros?
Piensa, incluso, en cosas de menor importancia ¿Cuánto tiempo tardaste en descubrir dónde estaban los baños? ¿Y cuándo te atreviste a preguntar dónde estaba situada exactamente la máquina de café? ¿Cuántos días estuviste sin tomarte un descanso, porque no sabías exactamente cuánto tiempo tenías?
¿Acaso no hubiese sido todo mucho más fácil si te hubiesen entregado un documento en el que apareciesen respondidas las dudas más frecuentes? Pues para eso precisamente sirve un plan de bienvenida: para que conozcas todo lo que necesitas saber sobre una empresa.
Prueba una sesión gratis
¿Acabas de incorporarte a un nuevo puesto de trabajo y no sabes cómo gestionar los nervios? Deshazte del estrés con la ayuda profesional de un psicólogo.
Pedir cita¿Para qué sirve un plan de bienvenida?
¿No tienes claro cuáles son las funciones del plan de bienvenida? No te preocupes, nosotros te lo contamos.
- Resolver dudas
Una vez estás dentro de la empresa das por hecho cosas que, quizás, suponen un mundo para las nuevas incorporaciones.
Ten en cuenta que, al entrar en un nuevo lugar de trabajo, apenas sabes nada. Sí, es cierto que durante la búsqueda de empleo suele investigarse un poco sobre las empresas en las que se aplica.
Sin embargo, no es lo mismo conocer la historia y los valores de un negocio que saber qué días se cobra, cuándo se cogen las vacaciones o a qué hora suelen bajar los compañeros a tomar un café.
- Dar a conocer los objetivos del puesto y de la empresa
Aunque durante el proceso de selección suele explicarse a los candidatos cuáles van a ser las funciones de su puesto y qué se espera de ellos, es habitual que la información que conocen antes de incorporarse sea resumida.
Como el plan de bienvenida se actualiza periódicamente, puede ayudar a los nuevos empleados a conocer qué proyectos se están desarrollando en el momento, cuáles son las tareas exactas que va a desempeñar, con qué herramientas cuenta para hacerlo…
- Aumentar la productividad
En algunas empresas se deshecha la idea de elaborar un documento de estas características porque tienen la creencia errónea de que supone un gasto innecesario de tiempo, de esfuerzo y, por lo tanto, de dinero.
No obstante, desconocen que el hecho de conocer a fondo todo lo que esperan de ti y todo lo que puedes esperar de la empresa aumenta notablemente la productividad ¿Por qué?
Pues bien, porque reduce las dudas y la incertidumbre y, además, ayuda al trabajador a sentirse más a gusto. Y bien sabrás que, cuanto más cómodo te sientes en tu puesto de trabajo, más motivado trabajas y más productivo eres, por lo que la empresa también sale ganando.
- Saber para qué y para quién se trabaja
No solo es importante despejar todas las dudas de los trabajadores sobre los aspectos concretos de su puesto de trabajo. Además, es conveniente dar información general sobre la empresa:
¿Por qué este producto o servicio y no otros? ¿Qué se pretende ofrecer a los clientes? ¿Qué tipo de clientes componen el público objetivo del negocio? ¿Cuál es el trato que hay que dar a los clientes? ¿Cada cuánto se celebran reuniones?
- Prevenir malentendidos
¿Alguna vez has llegado a tu puesto de trabajo y te has dado cuenta de que todo el mundo llevaba ropa formal menos tú? O justo al contrario: ¿Alguna vez has llegado en traje y has destacado entre todos tus compañeros, vestidos de calle?
¿Conoces a algún compañero que no fichaba porque no sabía que tenía que hacerlo? ¿O que se explayaba más de la cuenta en las comidas y llegaba con retraso al turno de tarde? Todo esto puede evitarse si se detalla correctamente en el plan de bienvenida.
- Hacer que los trabajadores se sientan cómodos y acogidos
Los resultados son una parte muy importante de la empresa, pero es improbable que haya buenos resultados si el ambiente no es favorable.
Con este primer contacto lograrás que las nuevas incorporaciones se sientan una parte importante del negocio. Es muy importante que sepan que no son un número más, son imprescindibles para el rendimiento de la empresa y todo el mundo es consciente de ello.
Además, seguramente dé un poco de confianza a los nuevos y, quién sabe, quizás encuentren el valor para acercarse al compañero más cercano y hablar un poco con él.
- Unificar la acogida
¿Alguna vez has formado parte de un equipo de trabajo en el que la envidia y el mal rollo eran el pan de cada día? Si la respuesta es sí, seguro que sabes lo importante que es que desde la empresa se trate a todos los trabajadores por igual.
Así no solo podrás asegurarte de que a los trabajadores les llega información fiable, sino que además evitarás envidias y comentarios de este estilo: «Hay favoritismos, porque a ella le disteis una mejor bienvenida que a mí».
- Promover la comunicación
Una buena comunicación siempre va en ambas direcciones. Y lo bueno es que, al abrir el grifo desde uno de los lados, favoreces que la comunicación fluya también hacia ti.
Y es que, si los empleados comprueban desde el primer momento que la transparencia y la comunicación tanto horizontal como vertical son normales en la empresa, no tendrán miedo de preguntar dudas ni de compartir sus ideas.
¿Cuáles son sus partes?
- Orígenes y trayectoria de la empresa: un breve resumen de la historia, desde sus comienzos hasta el momento actual.
- Misión, visión y valores: explica cuál es la razón de ser de la empresa.
- Derechos y deberes de los empleados.
- Información general sobre las condiciones de trabajo, la formación dentro de la empresa, las formas de evaluación… Así como sobre horarios, festivos, flexibilidad de los turnos y del modelo de trabajo, salario…
- Información específica sobre las tareas del puesto de trabajo.
- Datos de contacto.
- Información práctica sobre accesos, configuración de herramientas, teléfonos y datos de contacto de compañeros, entre otros.
Te recomendamos que esté redactado de forma clara y concisa. Además, puedes añadir imágenes, gráficos, enlaces y otros elementos que te ayuden a complementar la información escrita. Recuerda que lo más importante es que los trabajadores lo entiendan.
¿Cómo elaborarlo?
Aunque redactar el plan de acogida suele ser labor de una o unas pocas personas, es recomendable que en su elaboración intervengan, al menos, todos los responsables.
Por supuesto, la forma de elaborarlo dependerá del tipo de empresa:
- En empresas grandes suele ser una tarea del área de recursos humanos.
- En las empresas pequeñas suele encargarse una sola persona, que idealmente debería tener buenas dotes comunicativas.
Sea como sea, en cualquiera de los dos casos deberían reunirse los representantes de las diversas áreas, para así poder elaborar un documento lo más completo posible.
Ten en cuenta que entre todos podréis incluir información que, de elaborarlo una sola persona, quizás quedaría en el olvido.
¿Basta con tener un plan de bienvenida y ya?
Si crees que tener un plan de bienvenida es suficiente para garantizar que los nuevos empleados reciban una buena acogida estás muy equivocado.
En primer lugar, el plan de bienvenida siempre debería ir acompañado de un recibimiento personal, pues es mucho más cálido que un simple documento.
Además, seguro que tus empleados agradecen que les enseñes las instalaciones, para empezar a familiarizarse con el lugar de trabajo.
Por supuesto, tienes que tener en cuenta que el plan de bienvenida no es un documento que puedas redactar y olvidar acto seguido.
Ten en cuenta que el entorno empresarial está sometido a cambios constantes. Por lo tanto, puede que la información del plan de bienvenida quede desactualizada si no lo sometes a revisiones regulares.
Además, debes tener en cuenta que, dependiendo del puesto que vaya a ocupar el trabajador, deberás entregarle una u otra información.
Así que no lo dudes más. Reúne a tu equipo y empieza a redactar ya el documento. Estamos seguros de que tus futuros trabajadores lo agradecerán.
